입력할 내용 미리 정하기! 데이터 유효성 검사

엑셀을 활용해서 데이터를 수집, 정리하면 만나게 되는 문제가 여러가지 있습니다. 그 중에 가장 번거로운 것이 바로 '오타'입니다. 특히 다른 팀이나 부서 직원들에게 자료를 취합해서 정리할라치면 띄어쓰기가 다르고, 오타가 달라서 자료를 정리하는 것이 정말 쉽지 않습니다. 

 

만약 위 그림처럼, 상품별로 판매처를 입력해야 한다고 가정해 보겠습니다. 판매처 목록에 나와있는대로 네이버, 다음, 쿠팡...등등으로 정확히 입력해준다면 얼마나 고마울까요? 그러나 사람들은 제 각각 개성이 있습니다. 누군가는 naver라고, 또 누군가는 G-market, 지마켓으로 입력해서 저에게 보내줄 수도 있는 것입니다. 그 때 마다 일일이 찾아바꾸기에는 우리의 삶의 질이 너무 떨어지게 됩니다. 그래서 아예 자료를 입력할 때 내가 정한 내용으로만 입력할 수 있도록 제한 할 필요가 있습니다. 엑셀의 유효성 검사 기능입니다. 이번 글에서는 엑셀의 유효성 검사 기능을 이용해서 어느 누구에게 자료 입력을 시키더라도 내가 원하는 내용으로만 제한할 수 있도록 설정하는 방법을 배워보도록 하겠습니다.

 

셀에 입력할 내용 제한하는 엑셀 기능 : 데이터 유효성 검사

우선 입력해야 할 부분을 드래그로 설정하여 줍니다. 위 그림을 예로 들자면, 판매처에 네이버 등을 입력해야 하기 때문에, 판매처 부분을 드래그로 블록 설정해 줍니다.

 

그리고 엑셀 작업화면 상단의 데이터 탭을 클릭합니다. 그 후 데이터 유효성 검사의 아이콘 밑에 있는 글자 부분을 클릭해 줍니다. 그렇게 나오게 되는 메뉴 중 데이터 유효성 검사를 한 번 더 클릭해 줍니다.

 

데이터 유효성 대화상자가 호출됩니다. 여기서 설명 탭의 제한 대상을 '목록'으로 설정해 줍니다. 그 후 원본 항목에는 목록으로 넣을 내용을 드래그 해서 지정해 줍니다. 이렇게 설정하는 것은 이런 의미가 있습니다. 우선, 우리가 맨 처음 블록으로 설정한 부분에 공히 '목록'으로 입력할 데이터를 지정한다는 뜻입니다. 그리고 그 데이터는 우리가 원본 메뉴에서 드래그 설정한, 즉 위 그림의 2번 행위로 설정된 내용을 목록으로 설정한다는 뜻입니다. 설정이 완료되었다면, 확인 버튼을 클릭합니다.

 

그리고 나서 판매처에 자료를 입력해야 하는 란을 클릭하게 되면 작은 화살표 단추가 하나 생기는 것을 확인할 수 있습니다. 위 그림에서, B2셀을 클릭했더니, 판매처 목록으로 지정한 네이버, 다음, 쿠팡, 11번가, G마켓이 입력할 데이터 목록으로 지정되는 것을 확인할 수 있습니다. 

 

만약 데이터 유효성 검사를 설정한 셀에 다른 내용을 입력하게 된다면 어떻게 될까요? 위 그림에서 보는 것과 같이, '인터파크'라는 내용을 입력한다면 어떻게 될지 생각해 보는 것입니다. 즉, B2셀 부터 B9셀에는 네이버~G마켓의 내용만 '유효'하게 입력되도록 유효성 검사가 실행되고 있습니다. 따라서 만약 네이버~G마켓이 아닌 다른 내용이 입력된다면, 그 '다른 내용'은 유효성 검사 규칙에 맞지 않는 무효인 입력값으로 엑셀은 인식하는 것입니다. 따라서 자료를 중간에서 취합해야 하는 사람은 반드시 유효성 검사를 설정해 놓아야 합니다. 그래야 불필요하게 오타나 띄어쓰기 때문에 소모하는 시간을 최소화 할 수 있는 것입니다.  이 기능을 활용해 여러분의 퇴근시간을 지키시기 바랍니다. 이 글이 여러분에게 도움이 되었으면 좋겠습니다. Value Creator.