Vlookup함수로 편리하게 자료 찾기

안녕하세요 오늘은 Vlookup함수로 편리하게 자료 찾는 법을 알아보도록 하겠습니다. 회사 다니는 분들이라면 vlookup함수에 대해서 한번씩은 이름을 들어보셨을 것 같아요. 그런데 이 글을 찾아서 읽는 분이라면, 그게 뭔지, 어떻게 기능하는건지 잘 모르겠어서 찾아오신거겠죠? 걱정하지 마세요! 제가 잘 이해되도록 한번 설명해 보겠습니다.^_^

Vlookup 함수를 사용해야하는 상황은?

Vlookup함수를 사용해야 하는 상황은 내가 찾고자 하는 자료를 다른 표의 열에서 찾아와서 입력할 때 입니다. 너무 추상적이죠? 아래 그림을 보면서 설명해 보도록 하겠습니다.

자료를 입력하려고 합니다.왼쪽에 있는 표는 제품별 가격, 제조사, 제조국이 나와있는 표입니다.오른쪽에 있는 표는 제품별 제조국이 어딘지 기입해야하는 표입니다.오른쪽 표에는 현재 찾아야 할 자료가 3개이기 때문에, 사실 그냥 보고서 입력하는 편이 더 편할 수도 있습니다.

그런데 원본 데이터의 행과 열이 수십, 수백, 수천이고, 또 찾아야 할 데이터도 그 정도가 된다면 어떨까요?일일히 Ctrl + F 눌러서 찾는 것 보다는 이제 Vlook up 함수가 필요하게 됩니다. 자 그럼 이제 직접 Vlookup 함수를 사용해 봅시다!

Vlookup 함수 사용하는 법

우선 함수를 적용할 셀을 클릭합니다. 이번 문제의 경우에는 디퓨저의 제조국을 찾아야하므로, [H3]셀이 되겠습니다.그 상태에서 숫자 2라고 크게 써있는 네모 상자 안의 fx버튼을 누릅니다. 이 버튼은 엑셀에서 기본적으로 제공하고 있는 '함수 마법사'라는 기능입니다.

Q. 꼭 함수 마법사를 사용해야 하나요? A. 꼭 함수 마법사를 사용해야 하는 것은 아닙니다.

다만, 함수를 잘 모르시는 초보자 분들의 경우에는 함수의 구조를 일일이 암기하고 기억하기가 쉽지 않습니다.

따라서 기본적인 구조가 갖추어져있고, 인수별 자세한 설명이 나와있는 함수 마법사를 사용하는 것이 편리합니다.

자, 함수마법사를 누르게 되면 위의 창을 만나시게 될 겁니다. 이 함수마법사 창은 일종의 '백과사전'과 같다고 생각하시면 됩니다. 지금이야 백과사전이 거의 없지만, 예전에는 사람들이 검색 대신 백과사전을 뒤져가면서 정보를 얻곤 했었지요? 마찬가지로, 함수 마법사에 등재된 함수들은 엑셀의 대부분 함수를 탑재하고 있어서, 내가 필요로 하는 기능을 찾고 활용하기에 도움을 준다고 할 수 있습니다.

우리는 Vlookup함수를 찾아야 하니까, 아래와 같이 찾아주시면 됩니다.

일단 범주선택 상자의 오른쪽에 보면 있는 아랫쪽으로 향한 화살표를 눌러주세요. 그리고 '모두'를 클릭해 주세요. 그리고 나서 함수선택 상자에 있는 아무 함수나 한 번 클릭하세요. 그리고 영문자로 'vl'이라고 치시면 Vlookup함수가 찾아집니다. 위의 사진처럼 Vlookup함수가 찾아졌다면, 확인 버튼을 누르거나, 함수를 더블클릭하시면 Vlookup함수의 알맹이들을 입력할 수 있는 창이 뜹니다.

제가 위에서 함수 마법사가 '백과사전'같다고 했었죠? 우리가 어떤 지식을 백과사전에서 찾을 때, 가나다 순 또는 ABC순으로 찾았던 것 처럼, 함수 마법사도 이렇게 함수의 이름을 영어로 찾아주면 활용할 수 있답니다.

자! 거의 다 왔습니다. 이제 함수의 알맹이들을 쏙쏙 넣어 줄 차례입니다. 하나씩 설명해 보도록 하겠습니다.

1) Lookup_Value

이것은 우리가 찾으려고하는 값입니다. 지금 우리 상황에서는 오른쪽 표에 있는 제품명에 해당하는 제조국을 찾으려고 하는것이죠? 따라서 오른쪽 표에 있는 제품명셀, 즉 [G3]셀을 클릭합니다.

2) Table_array

이 알맹이는 우리가 찾으려는 자료가 있는 표의 범위를 설정해주는 알맹이입니다. 지금 우리의 상황에서는 왼쪽 표 전체가 되겠죠? 따라서 왼쪽표 전체를 드래스 해 줍니다. 즉 [B2:E10]까지겠지요!

여기서 잠깐! 우리는 이 표의 범위를 고정시켜주어야 합니다. 왜냐고요? 만약에 우리가 이 표의 범위를 고정시켜주지 않는다면, 어떤 일이 벌어질지 생각해 보면 됩니다. 우리가 지금 함수를 입력하고 있는 셀은 디퓨저의 제조국을 찾는 I3셀입니다. 그런데 이 함수를 완성한 후 아래로 자동채우기(함수를 다른 셀에도 적용하는 기능)를 하게 되면 어떻게 될까요?아마 참조된 표, 즉 왼쪽 표 전체가 아래로 내려가게 될 겁니다. 그게 무슨 문제냐 할 수도 있습니다. 그러나 그렇게 참조범위가 한 행씩 내려가게 되면, 우리는 전체 자료를 검토하는 것이 아니라 일부 자료만 검토하게 되는 실수를 합니다. 연번 1번부터 10번까지 매번 검토를 해서 찾아야 하는데, 한 칸씩 내려갈 때마다 2번부터 10번, 3번부터 10번, 4번부터 10번만 검토하게 되는 거지요. 그래서 잘못된 결과가 나올 수 있습니다. 자, 참조할 표의 범위를 설정할 떄 꼭 범위를 고정시켜야 하는 이유를 아시겠지요?

그러면 두번째 질문이 있을 수 있습니다. 좋다...범위 고정시키는건 알겠는데 어떻게 고정하는거냐?라고 물으실 수도 있겠지요. 표의 범위를 고정시키는 방법은 크게 두가지 방법이 있습니다.A) 단축기를 활용하는 방법과 B) 직접 입력하는 방법이 그것입니다.

A) 단축키를 활용하는 방법 : 범위를 고정할 셀을 블록처리한 후 키보드 상단의 F4버튼 누르기
B) 직접 입력하는 방법 : 표가 입력된 셀의 시작과 끝에 달러표시($)붙이기

3) Col_index_num

이 알맹이는 우리가 찾으려고 하는 자료(이 문제에서는 '제조국'이 되겠죠?)가 우리가 참고하고있는 표(왼쪽 표)의 몇번째 열에 있는지 알려달라는 겁니다. 우리의 문제에서는 4번쨰 열에 있으니, 4라고 써주시면 되겠습니다.

여기서 또 질문이 들어올 수도 있을 것 같습니다. 아니..지금 저 표에 제조국은 F열에 있으니까, 6을 써야 되는거 아니냐?고 말이죠...그런데 여기서 열의 순서는 우리가 참조한 표를 기준으로 시작됩니다. 즉, 우리가 참조하고있는 왼쪽 표의 맨 첫 열(연번)에서부터 찾기 시작하셔야 한다는 뜻입니다. 따라서 제조국은 연번열이 1열, 제품열이 2열, 가격열이 3열이기 때문에 4번쨰 열에 있는 것입니다.

4)Range_lookup

이 알맹이는 우리가 자료를 찾는 '방식', 즉 How를 설정해주는 알맹이입니다. 이 방식에는 크게 두가지 방식이 있습니다. 0(False)는 '정확하게 일치하는 값'을 찾는 것, 1(TRUE)는 '비슷하게 일치하는 값'을 찾는 방식입니다. 우리는 정확하게 일치하는 값을 찾아야 하므로 0을 입력하면 되겠습니다.