[인사담당자용 excel] 함수에서 자주 사용하는 '이름 정의' 및 활용방법

엑셀에서 함수를 활용하다 보면 특정한 범위의 셀들을 계속해서 참조해야 하는 경우가 있습니다. 그럴 때는 이름 정의를 활용하면 됩니다. 이름 정의하는 방법, 사용하는 사례 등을 알아보도록 하겠습니다.

 

이름 정의란? 일정 범위를 하나의 변수로 치환하는 것!

위와 같은 인사 정보가 있다고 가정해 보도록 하겠습니다. 표를 보면 근평점수를 활용해서 평균점수, 합계점수, 그리고 인원을 계산해야 합니다. 어떻게 해야 할까요? average함수, sum함수, 그리고 count 함수를 이용해서 계산할 수 있습니다. 그러면 총 세 번의 함수를 입력하면서 범위를 그 때 마자 지정해야 합니다. 이럴 때 '이름 정의'를 활용하면 간단하게 서로 다른 함수에 적용할 범위를 지정할 수 있습니다. 즉 근평점수가 입력된 부분, 즉 E4부터 E8까지의 셀 영역을 하나의 변수르 치환할 수 있는 것입니다.

 

(1) 이름 정의를 위해서는 정의할 범위를 설정해 주어야 합니다. 위 사례에서는 E4셀 부터 E8셀을 계속해서 함수 작업 할 예정입니다. 따라서 E4:E8셀을 블록설정해 줍니다. 

 

(2) 그리고 엑셀 작업창 좌측 상단에 있는 이름상자에 이름을 설정해 줍니다. 저의 경우에는 '근평점수'라는 이름을 설정해 주었습니다. 이름 설정을 완료하였다면, 엔터키를 입력하여 이름 설정을 완료합니다.

 

이렇게 이름 설정을 하게 되면 좋은 점이 있습니다. 어떤 엑셀 작업을 하더라도, 이름 상자에서 정의된 이름을 클릭하면 바로 그 영역을 선택해 준다는 점입니다. 위 사진을 보면 쉽게 이해가 되실 것입니다. 어디를 클릭했더라도 이름 상자에서 근평점수라는 이름을 클릭하니 E4:E8셀이 선택되는 것을 확인할 수 있습니다. 이렇게 엑셀에서 특정 영역을 범위로 설정해서 치환하는 작업을 이름 정의이라고 합니다. 

 

이름 정의 활용하는 방법! 각종 함수에서 손쉽게 이용 가능!

이름 정의를 완료했다면, 이번엔 활용하는 방법을 알아보도록 하겠습니다. 아무리 구슬이 많아도 꿰어야 보배라는 말이 있으니까요.

 

우선 근평점수의 평균을 구해보도록 하겠습니다. 평균을 구할 셀에 =average(근평점수)를 입력하여 평균을 구할 수 있습니다. 원래는 =average(E4:E8)을 입력해야 합니다. 하지만 이름 정의를 해 놓았으니, 수식을 입력하는 곳에 정의된 이름을 입력하면 됩니다. 위 수식처럼 말입니다. 이렇게 이름 정의를 활용하면 수식을 빠르고 정확하게 입력할 수 있다는 장점이 있습니다. 

 

이름 정의를 하면 좋은 점이 하나 더 있습니다. 바로 함수만 달리 설정하면, 참조되는 범위에 절대참조를 할 필요 없이 바로 활용할 수 있다는 점입니다. 함수를 활용해서 작업하다 보면 꼭 이해해야 하는 기능이 바로 절대참조, 상대참조 기능입니다. 하지만 이름 정의를 해 놓았다면, 별도로 참조를 할 필요가 없습니다. 왜냐하면 정의된 이름의 범위가 변하지 않기 때문입니다. 따라서 정의된 이름을 활용하면 수식을 계산하는 위치가 달라져도 참조를 변경할 필요가 없어 편리합니다. 

 

이름 정의 확인하고 수정하는 방법

현재 문서에서 정의된 이름들을 확인하고 수정하는 방법을 알아보도록 하겠습니다. 우선 엑셀 작업창 상단의 수식 탭을 클릭합니다. 그리고 정의된 이름 메뉴에 있는 이름 관리자 아이콘을 클릭합니다.

 

이름 관리자 대화상자가 나타납니다. 여기서 (1) 편집 버튼을 누르면, 정의된 이름을 변경하거나, 범위를 다르게 설정할 수 있습니다. (2) 삭제 버튼은 말 그대로 이름 정의를 삭제할 수 있는 버튼입니다. 

 

편집 버튼을 눌러서 이름 정의를 바꾸어 보았습니다. 근평점수를 '근평점수당'으로 바꾸었습니다. 그랬더니 참조된 수식에 입력된 이름도 바뀐 것을 확인할 수 있습니다. 위 사진을 보시면 =average(근평점수당)으로 입력되었습니다. 이처럼 엑셀에서 이름 정의를 활용하면 간편하고도 손쉽게 수식을 활용하고, 수정할 수 있습니다. 이 글이 여러분에게 도움이 되었으면 좋겠습니다. Value Creator.