조건에 맞는 글자,숫자만 표시하는 방법
엑셀에서 자료를 작성하면 굉장히 많은 데이터에 기가 죽게 됩니다. 더욱이 그 많은 자료들을 분석하고, 해석해서 행간의 의미를 읽어내는 것이 엑셀의 주요 기능입니다. 그래서 자료를 분석할 때 엑셀이 제공하는 기능을 잘 활용하면 손쉽게 행간의 의미를 파악할 수 있습니다. 이번 글에서는 가장 대표적인 데이터 분석 도구인 '조건부 서식' 기능을 알아보도록 하겠습니다.
조건부 서식 기능을 이용해서 조건에 맞는 글자만 표시하기
15명의 사람의 성별, 나이, 키, 몸무게가 입력된 자료가 있습니다. 여기서 여성만 표시하고 싶다면 어떻게 하면 될까요? A열에 있는 성별란을 일일이 체크해 가면서 '여'라고 표시된 글자의 글자 색을 바꾸거나, 배경색을 바꿀 수 있겠지요. 그러나 이 방식엔 문제가 있습니다. 만약 기존에 입력된 자료가 잘못된 것으로 판명되어, 글자를 바꾼다면 다시 셀의 서식을 수정해야 하는 것입니다. 수동으로 자료를 입력했으니, 자료를 수정할 떄도 반드시 수동으로 해야 하는 치명적인 단점이 있습니다. 손도 많이 가고, 실수할 위험성도 있습니다. 그러나 조건부 서식을 이용하면 손도 별로 들이지 않고, 빠르게 조건에 맞는 글자만 추출하고 표시할 수 있습니다.
우선 조건부 서식을 적용할 자료들에 블록 설정을 해주시기 바랍니다. 우리의 경우 성별이 남, 여로 입력되어있는 자료 범위 중 '여'에만 표시를 할 것이기 때문에 성별이 입력된 셀들에 블록을 설정해 주면 됩니다.
엑셀 작업창 상단의 홈 탭을 클릭합니다. 그리고 오른쪽에 있는 조건부 서식 버튼을 클릭해 줍니다. 그러면 다양한 조건부 서식을 작용할 수 있는 메뉴가 펼쳐집니다.
다양한 메뉴 중에서 셀 강조 규칙을 선택합니다. 그리고 같음을 선택해 줍니다. 셀 강조 규칙의 다양한 메뉴를 활용하면 다양하게 조건부 서식을 지정할 수 있습니다. 예를 들어, 숫자 데이터라고 한다면 보다 큼이나 보다 작음, 또는 다음 값 사이에 있음을 적용해서 특정 숫자들을 조건부 서식으로 지정하여 눈에 띄게 표기할 수 있는 것입니다. 이것이 바로 엑셀이 제공하는 기본 기능을 100%활용하여, 자료의 행간의 의미를 파악하는 방식입니다.
'같음'을 활용하여 조건부서식을 지정하는 방법을 알아보는 중입니다. 위 대화상자에서 다음 값과 같은 셀의 서식 지정란에 '여'를 입력해 줍니다. 만약 다른 조건을 입력하고자 한다면 다른 텍스트를 입력해 주면 됩니다. 그리고 적용할 서식 란의 오른쪽 아래 화살표 버튼을 클릭하면, 조건을 만족시키는 셀에 자동으로 적용할 서식들이 예시로 나타나 있습니다. 또는 사용자 지정 서식을 이용해서, 예시된 서식이 아닌 다른 서식을 적용할 수도 있습니다. 예를 들어 빨간 글자의 굵게, 노란 글자에 기울임 꼴 등으로 사용자가 원하는 방식으로 조건부 서식을 지정할 수 있는 것입니다.
위 그림처럼, 조건을 입력해 주고 조건에 맞는 셀의 서식을 자유자재로 지정할 수 있는 것입니다.
조건부 서식을 삭제, 변경하는 방법
그렇다면, 지정한 조건부 서식을 바꾸거나 아예 없애 버리는 것은 어떻게 할 수 있을까요?
우선 조건부 서식이 적용된 셀을 클릭하여 줍니다. 만약 조건부 서식이 지정되어있지 않은 셀을 클릭하게 되면, 조건부 서식을 변경, 삭제할 수 없습니다.
그 상태에서 홈 탭의 조건부 서식, 규칙관리를 클릭해 줍니다.
조건부 서식 규칙 관리자 대화상자가 호출됩니다. 만약 조건부 서식에 적용되는 규칙을 변경하고 싶다면, 파란색 상자에 둘러싸인 규칙 편집 버튼을 클릭하면 됩니다. 반면 아예 규칙을 제거하고 싶다면 규칙 삭제 버튼을 클릭하면 됩니다.
규칙 편집 버튼을 클릭하면, 서식 규칙 편집 대화상자가 나타납니다. 조건을 '남'으로 변경해 보았습니다. 그리고 확인을 누릅니다.
조건부 서식 규칙 관리자 대화상자에서 규칙이 '남'으로 바뀐 것을 확인합니다. 그리고 적용을 클릭합니다. 그러면 조건이 바뀌면서 조건부 서식이 다르게 표시되는 것을 확인할 수 있습니다.
이번엔 조건부 서식을 삭제해 보았습니다. 삭제 버튼을 누르고 적용 버튼을 누릅니다. 조건부 서식이 없던 처음 상태로 돌아가는 것을 확인할 수 있습니다.
조건부 서식 기능을 이용하면, 엑셀의 자료가 계속 변화되더라도 자동으로 조건에 맞게끔 서식이 변경됩니다. 따라서 실수를 줄이고, 정확하고 빠르게 자료를 분석할 수 있습니다. 조건부 서식을 알려주는 이 글이 여러분의 퇴근을 5분 앞당겼으면 좋겠습니다. Value Creator.
